Preguntas y Respuestas Frecuentes

Respuestas que pueden ayudarle

Estas son algunos de las preguntas que solemos responder con más frecuencia y que podría servirle de ayuda...

Gestionar las nóminas implica un gran número de tareas complejas que requieren tiempo, incluso en las empresas más pequeñas. Es importante realizarlo correctamente porque los errores suelen traer como consecuencia pagos adicionales o incluso sanciones por la Agencia Tributaria o la Seguridad Social, entonces se recomienda que sean expertos los encargados de realizar esta función. Externalizar la gestión de las nóminas trae muchas ventajas, no solo cumplir con las novedades normativas reduciendo los errores, sino también conseguir eficiencia debido a una especialización en el servicio.

El legislador estipula el tiempo que debe guardar una empresa su documentación comercial, contable y tributaria, sin olvidarnos de otra documentación importante en las empresas como los documentos laborales, con el fin de garantizar que los organismos competentes puedan revisar y comprobar ciertos hechos económicos. PLAZOS GENERALES DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS: Documentación contable y mercantil 6 años; Establecimiento de la deuda tributaria 4 años; Infracciones de índole laboral 3 años; Infracciones en materia de Seguridad Social 4 años; Prevención del blanqueo de capital 10 años.

La contabilidad suele ser tarea de un departamento en la empresa o un servicio que la empresa contrata de manera externalizada. Se producen transacciones en la actividad diaria del negocio que se registran en el libro diario de contabilidad creando los llamados asientos contables. Los asientos contables están formados por una anotación en el apartado del “debe”(debe dar) y otra anotación en el apartado de “haber” (debe tener), en función de la cuenta de que se trate, debiendo quedar igualados (lo que por un lado aumenta, disminuye por otro) siendo el principio de equilibrio que sostiene el balance contable, de donde se extraerá la salud financiera de la empresa.

Todas las empresas deben instaurar sistemas para registrar de forma diaria y con carácter obligatorio la jornada laboral de sus trabajadores según la nueva ley de control horario de los empleados que entró en vigor dos meses después de su publicación el 12 de marzo del 2019 en el BOE como reforma del Estatuto de los Trabajadores, siendo extensible a la totalidad de la plantilla, incluidos los empleados a media jornada o con jornadas laborales especiales, y al cómputo de las horas extras, lo cual facilita al trabajador probar la realización de horas extraordinarias.

Todas las personas físicas y jurídicas tendrán un número de identificación fiscal o NIF que les permitirá identificarse como contribuyente ante Hacienda y que necesitarán en todas sus relaciones tributarias. También lo necesitan las entidades sin personalidad jurídica mencionadas en el artículo 35.4 de la Ley General Tributaria, que quieran realizar trámites que sean de naturaleza tributaria. Este número permanecerá invariable salvo en dos supuestos: un cambio de nacionalidad o un cambio de forma jurídica.

El derecho a la protección de datos está estrechamente ligado con el control de horarios porque los datos almacenados por la empresa a través de los diferentes sistemas de control constituyen datos personales. Cualquiera sea el sistema que la empresa haya decidido emplear para el control, la recogida y almacenamiento de datos, este tiene que someterse a las condiciones y garantías que establecen el RGPD y la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de protección de datos personales y garantía de los derechos digitales (LOPDP).

En el caso de las personas físicas nacionales, el NIF coincide con el número del Documento Nacional de Identidad (DNI) y en el caso de personas físicas extranjeras residentes en España, con su NIE (Número de Identificación de Extranjero). El NIF de los españoles residentes en el extranjero que no tengan DNI comenzará con la letra L y el de los españoles menores de 14 años y residentes en España, con la letra K, puesto que en ninguno de estos dos últimos casos están obligados a disponer de DNI, pero siendo obligados tributarios pueden obtener voluntariamente un DNI o solicitar la asignación de un número de identificación fiscal por parte de la Administración Tributaria que, para el caso de extranjeros que no tengan NIE, el número NIF se conforma por nueve caracteres, siendo el primero la letra M seguida de siete caracteres alfanuméricos y una letra.

El NIF de personas jurídicas se compone de 9 caracteres y sigue este esquema: Una letra que hace referencia a la forma jurídica / Un número aleatorio compuesto por siete dígitos / Un carácter de control. Es competencia de la Agencia Tributaria, la asignación del número de identificación fiscal de las personas jurídicas y entidades que lo soliciten. No obstante, la Administración Tributaria puede, de oficio, darles de alta en el Censo de Obligados Tributarios y asignarles un NIF, aunque las personas jurídicas no lo hubieran solicitado. Se dispone de un mes tras la constitución de la sociedad o de la entidad sin personalidad jurídica para solicitar un número de identificación fiscal. Se puede obtener un NIF provisional presentando el modelo 036 y marcando la casilla 110. El NIF será definitivo cuando se aporte toda la documentación necesaria, cumplimentando el modelo 036, pero marcando la casilla 120.

Una gestoría administrativa permite a las empresas externalizar tareas de gestión administrativa, fiscal, contable y/o laboral que, de lo contrario, exigirían disponer del personal y el presupuesto adecuado. Para las empresas pequeñas y los profesionales autónomos, contratar los servicios de un gestor supone un alivio significativo de la carga de trabajo y la seguridad de que no se marca la casilla equivocada. Dada la elevada cuantía de algunas sanciones, normalmente abonar una tarifa mensual para servicios de asesoría supone a la larga poder dedicarse al negocio con mayor libertad y tranquilidad.

Al igual que la ley establece que las personas físicas tienen que contribuir con sus impuestos a las arcas estatales, las sociedades y entidades con personalidad jurídica con residencia en territorio español no son una excepción y tienen que proceder igualmente al pago de un tributo, obligación que se materializa en el impuesto de sociedades. El IS es de naturaleza directa, al igual que el IRPF, pero se aplica a las personas jurídicas. El importe final que se abona a Hacienda va a depender de la capacidad económica de cada persona jurídica, sus circunstancias y del tipo de gravamen que se aplique. Las obligaciones tributarias de estos sujetos pasivos suelen estar gestionadas por profesionales.
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